KVKK Aydınlatma Metni

SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti. Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatma Metni

SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti. (“Şirket) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1. Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından verilen hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, ofisler, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Şirketimizin ürün ve hizmetlerinden yararlandığınız müddetçe oluşturularak ve güncellenerek kişisel verileriniz işlenebilecektir. Ayrıca, Şirket hizmetlerini kullanmak niyetiyle çağrı merkezimizi veya internet sayfamızı kullandığınızda, Şirketimizi veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde, Şirketimizin düzenlediği eğitim ve etkinliklere katıldığınızda kişisel verileriniz işlenebilecektir. Toplanan kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) değerlendirme süreçleri, hukuki uyum süreci, mali işler v.b.), Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ve Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

2. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği Toplanan kişisel verileriniz; Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) değerlendirme süreçleri, hukuki uyum süreci, mali işler v.b.), Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

3. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda Şirketçe sunduğumuz ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin sözleşme ve yasadan doğan yükümlülüklerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amacı ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (1) ve (2) numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

4. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen ilgili kişileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

f. KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz. Başvurunuzu, KVK Kanunu gereğince, yazılı olarak Şirketimize iletmeniz gerekmektedir. Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; Veri-Sahibi-Basvuru-Formu'nu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Esat Cad. 33/10 K. Esat- Ankara adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu sepe@sepe.com.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, İMHASI VE ANANONİMLEŞTİRİLMESİ POLİTİKASI

1. AMAÇ VE KAPSAM

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), tarafından (“SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Şirket olarak temel prensibimiz; şirket müşterileri, çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenmesidir. Bu kapsamda ilgili kişilerin hak kaybına uğramaması ve haklarına etkin bir şekilde kullanması öncelik olarak belirlenmiştir. İşbu hazırlanan Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 28.10.2017 tarih ve 30224 Sayılı Resmi Gazetede yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve diğer mevzuat hükümlerine uyumlu şekilde hazırlanmıştır.

2. TANIMLAR

Alıcı Grubu	Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan	SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.personeli.
Elektronik Ortam	Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar
Elektronik Olmayan Ortam	Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
Hizmet Sağlayıcı	Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun	6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri	Kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi.
Kişisel Veri İşleme Envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha	Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika	Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi	Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
VERBİS	Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Yönetmelik	28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi,
	Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

 

3. KAYIT ORTAMLARI

Aşağıdaki tablo, SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından saklanan kişisel verilerin hangi ortamlarda kayıt altına alındığını göstermektedir. Şirketimiz tarafından saklanan kişisel veriler niteliğine ve hukuki durumuna göre en uygun kayıt ortamında saklanır.

Veri Kayıt Ortamı	Açıklama
Elektronik Ortamlar	·  Sunucular (Yedekleme, E-posta, Web, vb.) ·  Bilgi Güvenliği Cihazı (Güvenlik Duvarı, Saldırı Tespit Ve Engelleme, Antivirüs, vb.) ·  Şirket Bilgisayarları (Masaüstü, vb.) ·  Şirkete Ait Mobil Cihazlar (Telefon, vb.)
Elektronik Olmayan Ortamlar	·  Kağıt ·  Yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

4. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI Yönetmeliğin 6. maddesinin f bendi uyarınca kişisel verilerin saklanmasında ve imha süreçlerinde yer alan kişilerin unvanlarının, görevlerinin ve birimlerinin belirtilmesi gerektiği düzenleme altına alınmıştır. Bu kapsamda kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliği, saklama ve imha süreçlerinin yönetimi, teknik ve idari tedbirlerini alınması konularında şirket bünyesinde bulunan kişilere ait unvanları, görev ve birimleri belirtilmiştir.

Unvan	Görev Tanımı
Kişisel Veri Yöneticisi	Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ve düzenlenen diğer politika ve prosedürler uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.
SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.  Kişisel Veri Koruma Uzmanı (Teknik ve İdari)	İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.
İnsan Kaynakları Müdürü, Hukuk İşleri Dairesi Sorumlusu, Hasta Hakları ve Kalite Direktörü	Görev tanımlarına uygun olarak politikaların yürütülmesinden ve kişisel verilerin korunması, saklanması ve imhası konusunda denetimlerden sorumludur.

 

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirket içerisinde, hizmet verilen kişilere ait kişisel veriler, Kanunun belirtmiş olduğu hususlara uygun olarak işlenmekte ve işbu politikada belirtilen kayıt ortamlarında saklanmakla beraber yine bu politikada belirtilen şekilde imha edilmektedir. Ayrıca şirketimiz personellerine ilişkin kişisel verileri saklamakta ve imha etmektedir. Kişisel Veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak saklanmakta ve bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince kişisel veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya ilgili kişinin Şirketimize başvurusu üzerine, (Şirketimizin riayet etmesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) talep üzerine saklanmakta olan kişisel veriler silinmekte, imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 4857 sayılı İş Kanunu.
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu.
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu.
• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanunu.
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu.
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu.
• 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu.
• Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği.

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri belirli amaçlar doğrultusunda saklamaktadır. Bu kapsamda amaçlar aşağıda sayılmıştır.

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Ücret Politikasının Yürütülmesi
• Ürün/ Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

Kanunun 11‘inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,

Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyette bulunması ve bu talebin Kurum tarafından uygun bulunması,

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

İlgili mevzuatlarda yer alan saklama sürelerinin sona ermesi,

durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re ’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ŞEKİLDE SAKLANMASI, HUKUKA AYKIRI İŞLENMESİ VE ERİŞİMİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Ayrıca şirketimiz Kanunun 12. Maddesiyle Kanunun 6‘ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde teknik ve idari tedbirler de almaktadır. İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar. Teknik ve idari Tedbirler SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.

• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.

• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla farkındalığı sağlanmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir. SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., tarafından kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

6.1 Silme Yöntemleri

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler silinir.

Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
Karartma	Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep, kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
Bulut ve Yerel Dijital Ortamda/ Yazılımlarda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
Yazılımdan güvenli olarak silme	Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler saklanması gerektiren sürenin sona ermesiyle veri tabanı yöneticisi hariç diğer ilgili çalışanların hiçbir şekilde erişemeyeceği şekilde dijital komutla silinir ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler
Erişim yetkisini kaldırarak silme	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve silme işlemi yapılır.

 

6.2 Yok Etme Yöntemleri

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler yok edilir.

Fiziksel/Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme	Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.
Yerel Dijital Ortamda ve Sunucularda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme	Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
De-manyetize etme (degauss)	Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
Üzerine yazma	Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.
Erişim yetkisini kaldırarak yok etme	Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve bir daha ulaşılamayacak şekilde yok etme işlemi yapılır
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Yazılımdan güvenli olarak silme	Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

 

6.3 Anonimleştirme Yöntemleri SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti. kişisel verileri, uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirir. Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler anonim hale getirir.

Fiziksel/Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale Getirme Yöntemleri
Değişkenleri çıkarma	İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir
Bölgesel gizleme	Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.
Genelleştirme	Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.
Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama	Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.
Mikro birleştirilme	Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.
Veri karma ve bozma	Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.
Dijital Ortamda/Sunucularda/Bulut Ortamın Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale Getirme Yöntemleri
Maskeleme (Şifreleme, simge kullanma, bulanıklaştırma, karıştırma, geçersizleştirme)	Veri maskeleme kişisel verilere yetkisiz kişiler tarafından erişilmesini engellemek amacıyla anlaşılmaz hale getirilmesidir. Bu yöntem kurumda bulunan gizli ve hassas bilgilerin kurum içerisine ve kurum dışarısına sızmasını, kötü niyetli kişilerce ele geçirilmesini engellemek amacıyla kullanılmaktadır. Veri maskelemede veri formatı değiştirilmez sadece değerler değiştirilir ancak bu değişim herhangi bir şekilde tespit edilmeyecek ve geri döndürülmeyecek şekilde yapılmaktadır. Ayrıca kimlerin hangi verilere ulaşabileceği belirlenerek sadece yetkisi olan kişilerin görmesi gereken bilgileri görmesi ve diğer bilgilerin maskelenmesi sağlanır.

 

7. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak; • Süreçler bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti. Kişisel Veri İşleme Envanterinde; • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta; • Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır. Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’nce güncellemeler yapılır.

7.1 Saklama ve İmha Süreleri

Süreç	Saklama Süresi	İmha Süresi
İş Kanunu kapsamında saklanılan veriler (örn. Özlük dosyaları vs.)	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan veriler (sağlık raporları vs.)	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 15 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
SGK mevzuatı kapsamında tutulan veriler	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İş kazası/meslek hastalığına ilişkin bir talepte/davada kullanılabilecek dökümanlar	İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Sair ilgili mevzuat gereği toplanan veriler	İlgili mevzuatta öngörülen süre kadar	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İlgili kişisel verinin Türk Ceza Kanunu veya sair ceza hükmü getiren mevzuat kapsamında bir suça konu olması	Dava zaman aşımı müddetince	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Müşteri verileri	Hukuki ilişkinin sona ermesini müteakip 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

 

7.2 Veri İmha Süreleri

SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası, diğer hazırladığı politikalar ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’ne başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü uygun olarak yapmış olması gerekir. SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

9. POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Politika, ıslak imzalı (basılı kağıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayınlanır, SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’nin internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti. Yönetim Kurulunca veya Kişisel Veri Yöneticisi’nce dosyada saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

10. UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER

SEPE İnş. Tic. San. Ltd. Şti., Mevzuat hükümleri gereği ya da şirket politikası gereği kişisel verilerin saklanması ve imha politikasında değişiklik yapma hakkına sahiptir.